Microsoft Office е най-популярното приложение за офис работа в света от много години. Word, Excel, PowerPoint и Outlook са незабавно разпознаваеми инструменти, които използваме на работа и у дома.

За съжаление тази популярност прави Office магнит за киберпрестъпници, които редовно създават нови начини за използване на софтуера за кражба на лични данни. Добрата новина е, че има няколко начина за намаляване на риска да станете жертва на хакерите.

Деактивирайте макросите

Microsoft Office 365 се нарича „пакет за производителност“, тъй като включените приложения – Word, Excel, PowerPoint, Outlook и т.н. – са създадени да ви помогнат да бъдете по-продуктивни. Поради тази причина MS Office включва удобна функция, наречена „макроси“.

Макросите могат да се използват за автоматизиране на често срещани задачи; ако трябва редовно да актуализирате електронна таблица с някаква конкретна информация или искате бързо да създадете писмо от шаблон, макросите могат да помогнат. Като записва макрос, Office автоматично ще изпълни повтаряща се задача, така че не е нужно да правите нищо. Макросът е вграден във вашия файл, така че можете да го споделите с приятели и колеги, за да им помогнете да бъдат и по-продуктивни.

Проблемът е, че макросите могат да бъдат отвлечени от измамници, които ги използват за изтегляне и инсталиране на зловреден софтуер на компютъра на жертвата. Ако не използвате макроси, винаги трябва да ги деактивирате в настройките на Office – по този начин няма да пострадате, ако някой ви изпрати заразен документ.

Активирайте двуфакторното удостоверяване

Паролите все още са един от най-слабите аспекти на ИТ сигурността; ако хакер може да открадне или отгатне паролата ви, той може да осъществи достъп до файлове, съхранявани в облачното ви хранилище на OneDrive, или дори да прочете имейла ви в Outlook.

За да направи нещата по-трудни за хакерите, Microsoft предлага „проверка в две стъпки“. Когато е активиран за вашия акаунт в Office 365, ще трябва да предоставите допълнителен код (както и вашия имейл адрес и парола), за да влезете.

Този код ще бъде изпратен като текстово съобщение до телефона ви и ще се променя всеки път, когато влезете. Освен ако престъпниците също не са откраднали телефона ви, те не могат да преминат тази втора стъпка. Като алтернатива можете да използвате приложението Microsoft Authenticator; вместо код, изпратен чрез SMS, ще бъдете подканени да одобрите влизането с помощта на приложение, инсталирано на вашия смартфон.

Архивирайте данните си

Облачното съхранение е изключително полезно; като запазвате файлове в облака, вероятността те да бъдат загубени е много по-малка, ако нещо се обърка например с вашия компютър.

Ако хакерите успеят да проникнат във вашия акаунт в Office 365, те могат да откраднат – или изтрият – файловете, съхранени във вашето уеб пространство на OneDrive. Това прави OneDrive полезно копие на вашите данни, но не можете да разчитате на него като единственото ви резервно копие.

За да се предпазите правилно, трябва да запазите и друг архив. За щастие, компютрите с Windows и Apple Macs имат вграден безплатен софтуер за архивиране – просто се нуждаете от външен твърд диск, за да го включите към вашия компютър. Ако нещо се обърка с вашето хранилище на OneDrive, можете да възстановите липсващите данни от архива си.

Поставете основата – инсталирайте поне антивирусен софтуер

И накрая, уверете се, че имате инсталиран ефективен антивирусен софтуер на вашия компютър. Panda Dome може автоматично да открива злонамерени макроси, скрити в документите на Office, като ви предупреждава, преди те да причинят вреда. По същия начин антималуерният софтуер ще ви предупреди за заразени прикачени файлове към Outlook, така че да можете да ги изтриете, за да се предпазите.