Организациите, които използват OneDrive за работа или в училище, ще трябва да започнат да обръщат повече внимание на нелицензираните си акаунти благодарение на новите политики, които започват да действат от 27 януари следващата година. Всеки потребителски акаунт, който остане нелицензиран за повече от 90 дни, ще бъде автоматично архивиран от Microsoft, като ще се начислява месечна такса за съхранение от 0,05 USD на GB. В това състояние данните ще бъдат недостъпни както за администраторите, така и за крайните потребители, докато организацията не активира таксуването на нелицензираните акаунти и не плати такса от 0,60 USD на GB, за да ги активира отново. Ако плащанията за таксите за съхранение спрат, акаунтът ще бъде изтрит в рамките на 93-дневен период.

Защо Microsoft прави тази промяна?

Microsoft посочва безопасността и сигурността като причини за тази нова политика, като казва, че нелицензираните акаунти в OneDrive могат „да създадат рискове за сигурността и съответствието, както и да създадат объркване и дублиране на файлове“. Нелицензиран акаунт е всеки акаунт, който не е свързан с абонамент за Microsoft 365 или Office 365, като това може да се случи, когато лицензите изтекат, не са активирани или не са назначени. Например, когато ученик, използващ OneDrive за училище, завърши училище, лицензът му изтича и акаунтът му става нелицензиран.

В този момент организацията трябва да изтрие акаунта, но понякога това не се случва, което може да създаде рисковете за сигурността, които Microsoft посочва. С тези нови политики организациите ще бъдат стимулирани да държат сметка за управлението на акаунтите, за да избегнат автоматичното архивиране и свързаните с него разходи за съхранение – с изключение на клиентите от сферата на образованието, ГСС и МО, за които тези промени не се отнасят.

След 27 януари всеки акаунт, който изгуби лиценза си, ще има 90 дни, преди да бъде архивиран, но за всеки акаунт, който е изгубил лиценза си преди 26 октомври 2024 г., архивирането може да стане по всяко време между края на януари и края на март 2025 г. Това означава, че хората трябва да подредят нелицензираните си акаунти между сега и януари, а Microsoft препоръчва да се провери SharePoint admin center > Reports > OneDrive accounts, където трябва да има списък на нелицензираните акаунти от 16 август 2024 г.

Има гратисен период за акаунтите, които са архивирани – ако организацията активира отново акаунта в рамките на седем дни, няма да ѝ бъде начислена такса за активиране от 0,60 USD на GB. След като акаунтът стане архивиран, е възможно да го изтриете, без да го активирате отново, стига акаунтът да не е подложен на политика за запазване. Или, ако организацията иска да задържи акаунта и е готова да плати таксата за съхранение, също е напълно приемливо да го запази архивиран за дълъг период от време.

Като цяло това означава, че организациите вече ще имат три възможности, когато става въпрос за нелицензирани акаунти: да ги активират отново и да ги лицензират, да ги изтрият или да платят за съхранението им в архив. Въпреки че е лесно да се види, че това е „просто още една такса“, трябва да се отбележи, че това може да бъде и добра сделка за някои клиенти. Ако дадена организация има данни, които трябва да запази, но не е необходимо да използва много често, Microsoft 365 Archive предоставя много по-евтин вариант, отколкото да плаща за поддържане на активен лиценз, както показва таблицата по-долу.